Intern kontroll

Styrelsen ansvarar enligt aktiebolagslagen för den interna kontrollen. Denna redogörelse har upprättats i enlighet med Årsredovisningslagen och beskriver hur den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen är organiserad.

Kontrollmiljö

Ett effektivt styrelsearbete är grunden för god intern kontroll. I styrelsens arbetsordning och instruktioner för verkställande direktören och styrelsens utskott säkerställs en tydlig roll- och ansvarsfördelning till gagn för en effektiv hantering av verksamhetens risker.

Styrelsen har vidare fastställt ett antal grundläggande riktlinjer och policyer av betydelse för att skapa förutsättningar för en god kontrollmiljö. Dessa omfattar bland annat Indutrades uppförandekod, Ekonomisk och finansiell rapportering, Finanspolicy och Investeringspolicy. Dessa policyer följs upp och omarbetas vid behov. Företagsledningen utarbetar löpande instruktioner avseende koncernens finansiella rapportering som tillsammans med av styrelsen fastställda policyer ingår i koncernens ekonomihandbok.

Koncernen har ett gemensamt rapporteringssystem som bas för koncernens månadsvisa rapportering, konsolidering och resultatuppföljning.

Riskbedömning

Bolaget har implementerat en strukturerad process för bedömning av de risker som kan påverka den finansiella rapporteringen. Denna process är årligen återkommande samt utvärderas av revisionsutskottet och styrelsen.

Genom riskbedömningen har konstaterats att koncernens struktur med många fristående och av varandra oberoende bolag av varierande storlek inom olika branscher och geografier i sig innebär en betydande riskspridning. Riskbedömningen har även omfattat koncernens resultaträknings- och balansräkningsposter för att identifiera de områden där den sammanlagda risken för fel och effekterna av dessa skulle vara störst. De områden som identifierats är främst intäktsredovisning, kundfordringar samt varulager.

Vidare sker fortlöpande riskbedömningar i samband med strategisk planering, budgetering, prognostisering och förvärvsaktiviteter, som bland annat syftar till att identifiera händelser på marknaden eller i verksamheten som kan föranleda förändringar i till exempel intäktsströmmar och i värdering av tillgångar eller skulder.

Kontrollaktiviteter

Koncernen var 2018 organiserad i åtta affärsområden. I respektive affärsområdesledning ingår förutom affärsområdeschef även en controller. Controllern har en central roll för analys och uppföljning av affärsområdets finansiella rapportering samt för att tillse att koncernens policyer följs av de bolag som ingår i affärsområdet. Hos moderbolaget finns ytterligare funktioner för löpande analys och uppföljning av koncernens, affärsområdenas och dotterbolagens finansiella rapportering. Moderbolagets ekonomiavdelning ansvarar även för arbetet med den årliga rutinen för självutvärdering av den interna kontrollen avseende finansiell rapportering.

Vid utvärderingen har koncernens bolag delats in i tre kategorier beroende på art och omfattning av respektive bolags verksamhet. För varje kategori av bolag har formulär för utvärdering av den interna kontrollen utformats med utgångspunkt i den genomförda riskanalysen.

Samtliga bolag som ägdes av Indutrade vid ingången av 2018 har fått besvara formulär för utvärdering. Erhållna svar har sammanställts och utvärderats per kategori av bolag och totalt för koncernen. Som ett komplement till detta arbete har revisorerna utfört en validering av delar av respektive bolags besvarade frågeformulär. Utöver detta följer controllers i affärsområden och moderbolaget upp internkontrollen via besök hos ett antal bolag årligen. Både den av bolaget genomförda utvärderingen och resultatet av revisorernas validering har rapporterats till och diskuterats med revisionsutskottet. Återkoppling ges till de bolag inom koncernen där behov av förbättrade rutiner identifierats.

Revisionsutskottet har också föredragit resultatet för styrelsen. Utvärderingen av den interna kontrollen avseende finansiell rapportering ligger till grund för kommande års självutvärdering och arbetet med att ytterligare stärka den interna kontrollen.

Information och kommunikation

Bolagets styrande dokument i form av policyer, riktlinjer och manualer, till den del de avser den finansiella rapporteringen, uppdateras löpande och kommuniceras till koncernens bolag. System och rutiner har etablerats för att förse ledningen med rapporter om utveckling av resultat och finansiell ställning i relation till bland annat fastställda målsättningar. 

Uppföljning

Styrelsen utvärderar månadsvis verksamhetens utveckling, resultat, ställning och kassaflöde genom ett rapportpaket innehållande kommentarer till utfall och nyckeltal. Revisionsutskottet har en övervakande roll vad gäller bolagets finansiella rapportering, riskhantering samt styrning och kontroll. Revisionsutskottet håller vidare löpande kontakt med bolagets revisorer för att följa upp dels att bolagets såväl interna som externa redovisning uppfyller de krav som ställs på ett marknadsnoterat bolag, dels iakttagelser från revisionen.