Intern kontroll

Indutrade arbetar på olika sätt för att skapa en god intern kontroll. Bland annat upprättar styrelsen policyer och riktlinjer och på en årlig basis utförs riskbedömningar och interna utvärderingar.

Intern kontroll av finansiell rapportering

Styrelsen ansvarar enligt den svenska aktiebolagslagen för den interna kontrollen. Denna redogörelse har upprättats i enlighet med Årsredovisningslagen och beskriver hur den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen är organiserad. 

Kontrollmiljö

Ett effektivt styrelsearbete är grunden för god intern kontroll. I styrelsens arbetsordning och instruktioner för verkställande direktören och styrelsens utskott säkerställs en tydlig roll- och ansvarsfördelning till gagn för en effektiv hantering av verksamhetens risker.

Riktlinjer för god kontrollmiljö

Styrelsen har fastställt ett antal grundläggande riktlinjer och policyer för att skapa förutsättningar för en god kontrollmiljö. Dessa omfattar bland annat Indutrades uppförandekod, ekonomisk och finansiell rapportering, finanspolicy och investeringspolicy. Dessa policyer följs upp och omarbetas vid behov.

Företagsledningen utarbetar löpande instruktioner avseende koncernens finansiella rapportering som, tillsammans med av styrelsens fastställda policyer, ingår i koncernens Ekonomihandbok.

Koncernen har ett gemensamt rapporteringssystem som bas för koncernens månadsvisa rapportering, konsolidering och resultatuppföljning.

Riskbedömning

Bolaget har implementerat en strukturerad process för bedömning av de risker som kan påverka den finansiella rapporteringen. Denna process är årligen återkommande och utvärderas av revisionsutskottet och styrelsen.

Bolag med varierad storlek, geografi och bransch skapar god riskspridning

Riskbedömningen visar att koncernens struktur innebär en god riskspridning. Bolagen har en varierande storlek, verkar inom olika branscher och geografier och är ofta fristående och oberoende av varandra.

Riskbedömningen har även omfattat koncernens resultaträknings- och balansräkningsposter för att identifiera de områden där den sammanlagda risken för fel och effekterna av dessa skulle vara störst. De områden som identifierades är främst intäktsredovisning, kundfordringar samt varulager.

Fortlöpande riskbedömningar

Fortlöpande riskbedömningar sker i samband med strategisk planering, budgetering, prognostisering och förvärvsaktiviteter som bland annat syftar till att identifiera händelser på marknaden eller i verksamheten som kan föranleda förändringar i t ex intäktsströmmar och i värderingar av tillgångar eller skulder.

Kontrollaktiviteter

Sex affärsområden med controllers

Koncernens bolag är organiserade i sex affärsområden. I respektive affärsområdesledning ingår förutom affärsområdeschef även en controller. Controllern har en central roll för analys och uppföljning av affärsområdets finansiella rapportering samt för att tillse att koncernens policyer, som har en inverkan på den finansiella rapporteringen, följs av de bolag som ingår i affärsområdet.

Analys, utvärdering och uppföljning hos moderbolaget

Hos moderbolaget finns ytterligare funktioner för löpande analys och uppföljning av koncernens, affärsområdenas och dotterbolagens finansiella rapportering. Moderbolagets ekonomiavdelning initierar även arbetet med den årliga rutinen för självutvärdering av den interna kontrollen avseende finansiell rapportering.

Vid utvärderingen delas koncernens bolag in i tre grupper beroende på art och omfattning av respektive bolags verksamhet. För varje grupp av bolag utformas formulär för utvärdering av den interna kontrollen med utgångspunkt från den genomförda riskanalysen. För respektive grupp fastställs en accepterad nivå på den interna kontrollen vilken är utgångspunkt för utvärderingen.

Samtliga bolag som ägs av Indutrade får besvara formulär för utvärdering. Erhållna svar sammanställs och utvärderas per grupp av bolag och totalt för koncernen. Som ett komplement till detta arbete utför revisorerna en validering av respektive bolags besvarade frågeformulär.

Både den av bolaget genomförda utvärderingen och resultatet av revisorernas validering rapporteras till och diskuteras med revisionsutskottet. Återkoppling ges till de bolag inom koncernen där behov av förbättrade rutiner identifierats. Den samlade bedömningen från utvärderingen av den interna kontrollen avseende finansiell rapportering ligger till grund för kommande års självutvärdering och arbetet med att ytterligare stärka den interna kontrollen.

Information och kommunikation

Bolagets väsentliga styrande dokument i form av policyer, riktlinjer och manualer, till den del de avser den finansiella rapporteringen, uppdateras löpande och kommuniceras via olika kanaler till de i koncernen ingående bolagen. System och rutiner har skapats för att förse ledningen med rapporter om utveckling av resultat och finansiell ställning i relation till bl.a. fastställda målsättningar.

Uppföljning

Styrelsen utvärderar månadsvis verksamhetens utveckling, resultat, ställning och kassaflöde genom ett rapportpaket innehållande kommentarer till utfall och vissa nyckeltal.

Revisionsutskottet har en övervakande roll vad gäller bolagets finansiella rapportering, riskhantering samt styrning och kontroll.  Revisionsutskottet håller vidare löpande kontakt med bolagets revisorer för att följa upp att bolagets såväl interna som externa redovisning uppfyller de krav som ställs på ett marknadsnoterat bolag samt iakttagelser från revisionen.