Intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen
Styrelsen ansvarar enligt den svenska aktiebolagslagen och Koden för den interna kontrollen. Denna rapport har upprättats i enlighet med Koden och beskriver hur den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen är organiserad.
Kontrollmiljö
Ett effektivt styrelsearbete är grunden för god intern kontroll. I styrelsens arbetsordning och instruktioner för verkställande direktören och styrelsens utskott säkerställs en tydlig roll- och ansvarsfördelning till gagn för en effektiv hantering av verksamhetens risker. Styrelsen har vidare fastställt ett antal grundläggande riktlinjer och policies av betydelse för att skapa förutsättningar för en god kontrollmiljö. Dessa inkluderar bland annat Ekonomisk och finansiell rapportering, Finanspolicy och Investeringspolicy. Syftet med dessa policies är bland annat att skapa grunden för en god intern kontroll. Dessa policies följs upp och omarbetas vid behov. Företagsledningen utarbetar löpande instruktioner avseende koncernens finansiella rapportering som, tillsammans med av styrelsen fastställda policies, som t.ex. Finanspolicy och Investeringspolicy, ingår i koncernens Ekonomihandbok.
Koncernen har ett gemensamt rapporteringssystem som bas för koncernens månadsvisa konsolidering.
Riskbedömning
Bolaget har implementerat en strukturerad process för bedömning av de risker som kan påverka den finansiella rapporteringen. Denna process är årligen återkommande och utvärderas av revisionsutskottet samt rapporteras till styrelsen.
Genom riskbedömningen har konstaterats att koncernens struktur med en mångfald av från varandra fristående/oberoende bolag inom olika branscher och av varierande storlek i sig innebär en betydande riskspridning. Riskbedömningen har även omfattat koncernens resultaträknings- och balansräkningsposter för att identifiera de områden där den sammanlagda risken för ett fel skulle vara störst. De områden som identifierades var främst intäktsredovisning, kundfordringar samt varulager.
Vidare sker fortlöpande riskbedömningar i samband med strategisk planering, budgetering/prognoser och förvärvsaktiviteter som bland annat syftar till att identifiera händelser på marknaden eller i verksamheten som kan föranleda förändringar i t ex värderingar av tillgångar eller skulder.
Kontrollaktiviteter
Koncernens bolag är organiserade i fyra affärsområden. I respektive affärsområdesledning ingår förutom affärsområdeschef även en controller. Controllern har en central roll för analys och uppföljning av affärsområdets finansiella rapportering samt för att tillse att koncernens policies, som har en inverkan på den finansiella rapporteringen, följs av de bolag som ingår i affärsområdet. Hos moderbolaget finns ytterligare funktioner för löpande analys och uppföljning av både koncernens, affärsområdenas och dotterbolagens finansiella rapportering. Moderbolagets ekonomiavdelning initierar även arbetet med den årliga rutinen för självutvärdering av den interna kontrollen avseende finansiell rapportering, en process som omfattar flera delar.
Vid utvärderingen har koncernens bolag delats in i tre grupper beroende på art och omfattning av respektive bolags verksamhet. För varje grupp av bolag har formulär för utvärdering av den interna kontrollen utformats med utgångspunkt från den genomförda riskanalysen. För respektive grupp har fastställts en accepterad nivå på den interna kontrollen vilken varit utgångspunkt för utvärderingen.
Samtliga bolag som ägdes av Indutrade vid ingången av år 2009 har fått besvara formulär för utvärdering. Erhållna svar har sammanställts och utvärderats per grupp av bolag och totalt för koncernen. Som ett komplement till vårt eget arbete har revisorerna utfört en validering av respektive bolags besvarade frågeformulär. Både den av bolaget genomförda utvärderingen och resultatet av revisorernas validering har rapporterats och diskuterats med revisionsutskottet och styrelsen. Den samlade bedömningen från utvärderingen av den interna kontrollen avseende finansiell rapportering ligger till grund för kommande års självutvärdering och arbetet med att ytterligare stärka den interna kontrollen.
Information och kommunikation
Bolagets väsentliga styrande dokument i form av policies, riktlinjer och manualer, till den del de avser den finansiella rapporteringen, hålls löpande uppdaterade och kommuniceras via relevanta kanaler till de i koncernen ingående bolagen.
System och rutiner har skapats för att förse ledningen med nödvändiga rapporter om affärsresultatet i relation till etablerade målsättningar. Nödvändiga informationssystem finns för att säkerställa att tillförlitlig och aktuell information finns tillgänglig för ledningen för att den skall kunna utföra sina uppgifter på ett korrekt och effektivt sätt.
Uppföljning
Styrelsen utvärderar månadsvis verksamhetens utveckling, resultat, ställning och kassaflöde genom ett rapportpaket innehållande utfall, prognoser och kommentarer till vissa nyckelfaktorer.
Revisionsutskottet, som regelbundet rapporterar till styrelsen, har en övervakande roll vad gäller bolagets finansiella rapportering, riskhantering samt styrning och kontroll. Revisionsutskottet håller vidare löpande kontakt med bolagets revisorer för att följa upp dels att bolagets såväl interna som externa redovisning uppfyller de krav som ställs på ett marknadsnoterat bolag dels iakttagelser från revisionen.